Um sistema inovador implantado de forma pioneira no cartório do 1º ofício de São Luís vai facilitar a vida de milhares de usuários dos serviços prestados à sociedade. Trata-se da adoção da tecnologia Piql de armazenamento de dados em formato binário baseada em película de 35mm, a mesma utilizada em produções cinematográficas. Com o sistema, o cidadão que necessitar dos serviços cartorários vai ganhar em segurança e agilidade, com maior facilidade de obtenção de documentos necessários às mais diversas situações cotidianas.
Com um acervo de milhares de documentos, alguns datados do século XIX, o desafio era digitalizar as mais de três milhões de páginas no menor tempo possível, o que foi alcançado em um período de seis meses. O trabalho permitiu incluir em apenas cinco rolos de película todo o estoque de documentos imobiliários presentes no arquivo do cartório, que atualmente ocupa quase dois prédios localizados no centro de São Luís.
Ricardo Gonçalves, cartorário responsável pelo 1º ofício, destaca que a tecnologia traz como principais diferenciais a segurança e a rapidez no acesso aos dados. Ele informou que um documento que antes poderia levar cerca de uma semana para ser encontrado, agora é acessado no sistema de forma imediata. “Nós conseguimos essa rapidez porque todos os nossos documentos estão inseridos no software, permitindo o acesso direto mediante simples pesquisa pelo atendente”, explicou.
Sem papel – A previsão é que os documentos físicos sejam descartados em conformidade com as normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Quanto aos novos atos, estes já vão dispensar o uso de papéis, sendo realizados diretamente no sistema e seu armazenamento feito em um banco de dados específico. Para acompanhar a evolução tecnológica, Gonçalves destacou que foi preciso qualificar a equipe, uma vez que a tecnologia exige a mão de obra especializada.
Ele lembrou ainda que o cartorário é responsável por um serviço público delegado e que é fundamental manter um bom nível de qualidade no atendimento aos cidadãos. Gonçalves informa que o cartório tem como meta, ainda para este ano, a entrega de certidões de forma imediata ao requerente.
Para Walfredo Dantas, representante da empresa OGS, que detém a tecnologia Piql no Brasil, não se trata apenas de passar para o formato virtual, mas de um procedimento exclusivo que digitaliza o arquivo em microfilme e disponibiliza em sistema de informática. Assim, o arquivo pode ser alterado posteriormente conforme a necessidade.
Dantas garantiu que a tecnologia Piql permite que a informação fique armazenada por muito tempo sem a necessidade de mudança do arquivo para outro tipo de suporte, como acontece nos backups (cópias virtuais) tradicionais que exigem a mudança em média a cada cinco anos, além da manutenção do documento físico. “Com essa ferramenta, é possível guardar informações por milhares de anos sem a necessidade de migração para outro tipo de base de armazenamento. Importante acrescentar que a informação fica protegida contra inundação e incêndios, podendo resistir a temperaturas de até 500°C sem que os dados sejam danificados”, afirma.
Apoio – A Corregedoria-Geral da Justiça do Maranhão (CGJ-MA), órgão responsável pelo acompanhamento e fiscalização dos cartórios no Maranhão, teve papel importante na implantação do sistema e está atuando para levar a tecnologia a outras serventias do estado e ao próprio Poder Judiciário. Isso porque a crescente demanda processual impacta no aumento de dados armazenados em papel, sendo necessária a busca de uma tecnologia alternativa, segura e de fácil acesso para armazenar uma grande quantidade de dados. Outro fator defendido pela corregedora da Justiça, desembargadora Nelma Sarney, é o econômico, uma vez que a tecnologia tem um preço acessível e dispensa o uso de grandes estruturas físicas para armazenamento de grande quantidade de documentos administrativos e judiciais.
Fonte: CGJ-MA
