O TRF-6 acaba de realizar o seu primeiro descarte de processos judiciais findos e documentos administrativos da atividade judiciária, os quais se encontravam arquivados na unidade de arquivo judicial, gerida pela Seção de Depósito e Arquivo Judicial (Sedaj).
A Sedaj, desde o ano de 2018, funciona em um imóvel de 5.500m², no Bairro Camargos, em Belo Horizonte. À época, o imóvel passou por um trabalho de verticalização, usando estantes do tipo porta-pallets, que possibilitou a expansão do espaço útil para 7.000m², além de permitir que todo o acervo físico de processos em grau de recurso que tramitava no TRF-1, com a criação do TRF-6, pôde ser recebido e armazenado no local.
A Seção de Gestão Documental (Seged), vinculada à Subsecretaria de Gestão Documental (Suged) e à Secretaria de Administração e Serviços (Secam), é a unidade responsável pela gestão dos processos judiciais findos e pela aplicação das normas de gestão documental sobre o acervo judicial arquivado na Sedaj.
O procedimento de eliminação de documentos no âmbito do Poder Judiciário é regido pela Resolução n. 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça, que regulamenta a Gestão Documental e da Memória, enquanto, no âmbito da Justiça Federal, o tema é regulamentado pelo Conselho da Justiça Federal por meio da Resolução n. 886/2024.
O TRF-6 também regulamentou o assunto, ao estabelecer a sua política de Gestão Documental e de Memória por meio da Resolução da Presidência n. 63/2024.
O trabalho de avaliação dos autos findos tem por objetivo determinar o destino final dos processos e documentos que já cumpriram a sua finalidade para a instituição e o prazo estabelecido para a guarda intermediária, podendo ter como destino a eliminação ou a guarda permanente. Essa última irá compor o fundo arquivístico histórico do TRF-6 e, consequentemente, o Patrimônio Cultural Nacional.
O Procedimento de Avaliação de Autos Findos
A execução do procedimento de avaliação de autos findos é realizada em várias etapas, com início pela definição dos parâmetros necessários à identificação dos processos passíveis de descarte e a geração da listagem respectiva. Os parâmetros principais são a escolha da classe processual a ser trabalhada, a data de corte para fins de cumprimento da temporalidade de guarda e a localização física dos processos.
Obtida a listagem com a identificação dos processos passíveis de eliminação, esta é encaminhada à Sedaj com o pedido de desarquivamento gradual e mediante solicitação prévia.
Recebidos os processos desarquivados e devidamente lançados em nova localização física, inicia-se uma nova etapa do procedimento, que é chamada “avaliação casuística”.
Esse foi o primeiro descarte realizado pelo TRF-6, após a sua instalação em 19 de agosto de 2021. Foram analisados processos judiciais, em suporte de papel, das classes de execuções fiscais, embargos à execução e respectivas ações incidentais, os quais já cumpriram os prazos de temporalidade de guarda estabelecidos pelos normativos.
Segundo as normas de Gestão Documental, deve ser preservada uma amostra estatística da população de autos judiciais destinados à eliminação. Os processos integrantes da amostra são integralmente preservados e farão parte do conjunto de documentos destinados à guarda permanente.
Os normativos determinam que durante a avaliação dos autos judiciais que já cumpriram o prazo de guarda, deve-se conferir todo o trâmite processual, caso a vara não tenha preenchido o formulário Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos antes do arquivamento definitivo do processo, dando conta de que todas as decisões e diligências foram cumpridas.
No momento da avaliação, o servidor responsável preenche o formulário Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, que enumera e reforça os itens a serem analisados para determinação do destino final do processo.
Estando os processos em situação regular para fins de eliminação, deles deve-se retirar as peças consideradas pelos normativos, como documentos de guarda permanente, quais sejam: o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais.
A retirada e o armazenamento das peças de guarda permanente visam à preservação do conjunto de informações relevantes à compreensão do julgado e à garantia do atendimento ao direito do cidadão de obter certidão sobre seus processos judiciais, que tenham tramitado no tribunal. As peças retiradas foram organizadas em livros de sentença numerados e identificados, com registro de localização no sistema processual.
Após conclusão dessa etapa, em relação a todos os processos identificados na listagem inicial, foi elaborada a listagem definitiva dos processos aptos à eliminação, a qual foi submetida à autoridade competente para aprovação.
A “análise casuística” resultou em 19.612 processos eliminados, 725 processos destinados à Guarda Amostral (Guarda Permanente), 175 processos com pendências que serão devolvidos às varas e 262 processos devolvidos ao arquivo por motivo de prazo incompleto da temporalidade de guarda. Esse resultado correspondeu à eliminação de 5.5 toneladas de papel e promoveu a desocupação de 155 metros lineares de espaço no Arquivo Judicial.
O Procedimento de Avaliação de Documentos Administrativos da Atividade Judiciária
Foram analisados, no mesmo período, a documentação administrativa das varas cíveis da Subseção Judiciária de Belo Horizonte, que resultou na eliminação de 733 caixas box de documentos administrativos oriundos da atividade judiciária, que também cumpriram o prazo de guarda determinado pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTTDA), do Conselho da Justiça Federal.
Esse trabalho levou à eliminação de 3.6 toneladas de papel, correspondente à desocupação de 101 metros lineares de estantes.
A Destinação Sustentável do Papel
Feito todo esse trabalho, foram elaborados os editais de ciência de eliminação de documentos, que foram publicados no Diário Oficial da União e na página do tribunal na Internet, para conhecimento de eventuais partes interessadas, que tiveram o prazo de quarenta e cinco dias para requererem a guarda particular de processos ou documentos.
Terminado o prazo do edital, os processos e os documentos foram submetidos à fragmentação mecânica, com um resultado final de 9,1 toneladas de papel encaminhado à fragmentação.
Finalmente, foi dada destinação sustentável ao produto obtido com a fragmentação do papel, por meio da doação feita em favor da Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável (Asmare), com vistas a fomentar a economia solidária e a geração de trabalho e renda aos seus cooperados, que se dedicam à coleta e seleção de resíduos para a reutilização e reciclagem.
