Papéis, pastas, carimbos. Além das centenas de milhares de processos judiciais, tramitam no Tribunal Superior do Trabalho (TST) centenas de processos administrativos e um número muito maior deles precisa ser arquivado. Com a regulamentação do processo administrativo eletrônico, toda essa papelada passa a ser, gradativamente, substituída por documentos digitalizados e procedimentos informatizados: os processos vão começar e terminar sem sair da rede de computadores. O TST é o primeiro tribunal brasileiro a adotar oficialmente o processo virtual no âmbito administrativo.
Um exemplo fácil de ser entendido é a requisição de material, procedimento rotineiro de todas as unidades do Tribunal. Inicialmente, o pedido é feito por meio de ordem de serviço, no Sistema Solicitação de Serviço. A Coordenadoria de Material e Logística recebe o pedido e verifica se há o material solicitado em estoque. Caso não haja, imediatamente abre um processo administrativo providenciando a compra e responde à ordem de serviço com o número desse processo. Com isso, a unidade que fez o pedido vai poder acompanhá-lo e cadastrá-lo para que sejam enviadas as atualizações da tramitação. A partir daí, todos os demais atos processuais serão realizados digitalmente.
A virtualização dos processos tem muitas vantagens em relação ao procedimento convencional. Os mais evidentes são a economia de tempo, papel e trabalho. O espaço também é um fator relevante: atualmente, 70% da área física do Tribunal destinada à guarda de processos são ocupados por processos administrativos e alguns deles chegam a ter 40 volumes. A tramitação virtual também permitirá suprimir etapas, e um secretário, por exemplo, não precisará reservar uma hora do dia para despachar com os coordenadores de sua área. A agilidade e a facilidade dos procedimentos reduzirão sensivelmente o tempo em que os processos costumam permanecer nas unidades.
A adoção do processo administrativo virtual representa uma mudança significativa nas rotinas e na cultura administrativa até então vigentes no Tribunal. Para assimilá-las, os servidores receberão treinamento e orientação das secretarias de Administração, Orçamento e Finanças, de Gestão de Pessoas e de Tecnologia da Informação.
Fonte: Assessoria de Comunicação do TST
