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Provimento Nº 50 de 28/09/2015

Ementa: Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais.

Origem: Corregedoria

PROVIMENTO Nº 50, DE 28 DE SETEMBRO DE 2015

 

Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais

 

A CORREGEDORA NACIONAL DA JUSTIÇA, MINISTRA NANCY ANDRIGHI, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

 

CONSIDERANDO o disposto no art. 236 da Constituição Federal de 1988, no inciso XIV do art. 30 da Lei 8.935, de 18 de novembro de 1994, no inciso X do art. 8º do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça, e inciso XI do art. 3º do Regulamento Geral da Corregedoria Nacional de Justiça;

 

CONSIDERANDO serem responsabilidade dos tabeliães e registradores públicos a guarda, ordem e conservação de livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação relacionados à prestação dos serviços extrajudiciais correspondentes (arts. 30, inc. I, e 46, caput, da Lei 8.935/94);

CONSIDERANDO as normas dos arts. 7º, § 2º, 8º, 9º e 10 da           Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, especialmente a classificação dos documentos em correntes, intermediários e permanentes, e os critérios para sua guarda permanente ou eliminação;

 

CONSIDERANDO as necessidades impostas pela economia de tempo, esforços e custos;

 

CONSIDERANDO a experiência que se noticia frutuosa de adoção de Tabela de Temporalidade de Documentos pelo Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º.  Ficam autorizados os Cartórios de Notas, Protestos de Letras e Títulos, Registros de Imóveis, Registros Civis de Pessoas Naturais, Registros Civis de Pessoas Jurídicas e Registros de Títulos e Documentos a adotar a anexa Tabela de Temporalidade de Documentos.

 

Art. 2º. Os documentos que venham a ser descartados devem ser previamente desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente as indicações de identidade pessoal e assinaturas.  

 

Art. 3º. Toda eliminação de documentos pelos cartórios extrajudiciais, observados os termos da Lei 8.159 de 1991 e a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa, deverá ser comunicada, semestralmente, ao juízo competente.

 

Art. 4º.  Este Provimento entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

Ministra NANCY ANDRIGHI

Corregedora Nacional de Justiça

 

 

ANEXO 

 

SIGA-DOC (Adm.)
ou
CNJ (Jud.)
Código
(método
 duplex)
Assunto Documento Prazo de guarda (Unidade Competente - fins probatórios) Destinação final Observação Alterações
Fase
Corrente
Fase
Intermediária
Eliminação Guarda Permanente Microfilmagem Digitalização
N/A 3-0 SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO – PROCESSOS E DOCUMENTOS                  
N/A 3-1 REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS                  
N/A 3-1-1 LIVROS                  
N/A 3-1-1-1 Livro tombo   Permanente ----   X     => BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-1-2 Livro de editais e proclamas   Permanente ----   X     => BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-1-3 Livro de registro de nascimento - assento   Permanente ----   X    
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-1-4 Livro de registro de óbito - assento   Permanente ----   X    
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-1-5 Livro de registro de casamento - assento   Permanente ----   X     =>BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-1-6 Livro E – registro de qualquer espécie (sentenças, transcrições, opções de nacionalidade, etc.)   Permanente ----   X    
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-2 REGISTRO DE NASCIMENTO – ASSENTO (INATIVO)   Permanente ----   X X X
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-3 DECLARAÇÃO DE NASCIDO VIVO - DNV   1 ano ---- X       => Documento controlado pelo Ministério da Saúde.  
N/A 3-1-4 REGISTRO DE ÓBITO – ASSENTO (INATIVO)   Permanente     X X X
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-5 DECLARAÇÃO DE ÓBITO – DO (GUIA)   1 ano ---- X       => Documento controlado pelo Ministério da Saúde.  
N/A 3-1-6 RETIFICAÇÕES DE QUALQUER ESPÉCIE, REGISTRO DE NASCIMENTO TARDIO E OUTROS PROCESSOS COM TRÂMITE NA PRÓPRIA SERVENTIA   5 anos  ---- X      
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-7 AVERBAÇÕES (MANDADO, CARTA DE SENTENÇA, RECONHECIMENTO VOLUNTÁRIO DE PATERNIDADE, ADOÇÃO, LEGITIMAÇÕES ETC.)   5 anos após a averbação própriamente dita ---- X      
=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-8 CASAMENTO                  
N/A 3-1-8-1 Registro de casamento – assento    Permanente ----   X X X => BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-8-2 Habilitação para casamento                  
N/A 3-1-8-2-1 Casamentos celebrados   5 anos após o trânsito em julgado da sentença homologa-tória ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada;
- Microfilmar ou digitalizar: memorial, certidão de nascimento dos noivos, termo de opção, certidão de habilitação de casamento ou a certificação de sua entrega aos nubentes, sentença de suprimento de idade núbil e sentença homologatória (Lei nº 6015/73).
'=>QUANTO AO CONTEÚDO, ENGLOBA: - Sentença de suprimento de idade núbil/Suprimento de idade ou consentimento (código 3-1-9)
 
N/A 3-1-8-2-2 Casamentos inocorridos   6 meses após a autuação ---- X       => O casamento não realizado no prazo de 90 (noventa) dias após a efetiva habilitação sofre os efeitos da decadência (Código Civil).  
N/A 3-1-8-3 Edital de proclamas   6 meses após a sua fixação no serviço e publicação ---- X          
N/A 3-1-9 SUPRIMENTO (DE IDADE OU CONSENTIMENTO) (INATIVO)   2 anos após o trânsito em julgado da sentença ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada;
- Microfilmar ou digitalizar: sentença de suprimento (Lei nº 6015/73).
 
N/A 3-1-10 COMUNICAÇÕES   2 anos após a efetiva anotação ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 106 da Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-11 DECLARAÇÃO DE HIPOSSUFICIÊNCIA   1 ano ---- X          
N/A 3-1-12 REGISTRO DE QUALQUER ESPÉCIE (SENTENÇAS, TRANSCRIÇÕES, OPÇÕES DE NACIONALIDADE) (INATIVO)   Permanente ----   X X X ´=> BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-1-13 DOCUMENTOS QUE INSTRUÍRAM O REGISTRO (FEITOS REFERENTES A BRASILEIROS NO EXTERIOR, APÓS REGISTRO NO RTD; OPÇÕES DE NACIONALIDADE ETC.)   5 anos após o efetivo registro no Livro E ---- X       => BASE LEGAL:
- Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-2 REGISTRO GERAL DE IMÓVEIS                  
N/A 3-2-1 Livros                  
N/A 3-2-1-1 Protocolo    Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-2 Registro geral    Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-3 Registro auxiliar    Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-4 Indicador real    Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-5 Indicador pessoal    Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-6 De estrangeiros de terras rurais   Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-7 Indisponibilidade de bens   Permanente ----   X        
N/A 3-2-1-8 Registro de Torrens   Permanente ----   X        
N/A 3-2-2 AVISO DE INDISPONIBILIDADE DE BENS    ---- ----   X        
N/A 3-2-3 MEMORIAL DE INCORPORAÇÃO   Permanente ----   X        
N/A 3-2-4 MEMORIAL DE LOTEAMENTO   Permanente ----   X        
N/A 3-2-5 DOCUMENTOS APRESENTADOS PARA REGISTRO (TÍTULOS, COM PRENOTAÇÃO CANCELADA, NÃO RETIRADOS PELO REQUERENTE)   5 anos após o cancela-mento da prenotação ---- X       => QUANTO AO CONTEÚDO, ENGLOBA:
- carta de adjudicação; formal de partilha; quitação de hipoteca/averbação; escrituras translativas de propriedade, de hipoteca e requerimento de averbação.
 
N/A 3-2-5-1 DOCUMENTOS APRESENTADOS PARA REGISTRO (TÍTULOS REGISTRADOS)   1 ano ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-2-6 COMPROVANTE DE EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE OPERAÇÃO IMOBILIÁRIA (DOI)   5 anos ---- X          
N/A 3-3 REGISTRO DE DISTRIBUIÇÃO / DISTRIBUIDORES                  
N/A 3-3-1 LIVROS      ----            
N/A 3-3-1-1 Registro de ações distribuídas   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-2 Registro de títulos distribuídos para protesto   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-3 Registro de títulos distribuídos para transferência de domínio   Permanente ----   X     => ALTERAÇÕES:
- Denominação anterior: “Ônus reais”.
 
N/A 3-3-1-4 Registro de sentença – Varas empresariais    Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-5 Registro de escritura pública de imóveis   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-6 Registro de testamentos   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-7 Registro de habilitações de casamentos   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-8 Registro de constituição de pessoa jurídica   Permanente ----   X        
N/A 3-3-1-9 Registro de títulos e documentos   Permanente ----   X        
N/A 3-3-2 ATAS DE DISTRIBUIÇÃO   5 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-3-3 AVISOS DA CGJ (SOBRE INDISPONIBILIDADE DE BENS ETC.)   20 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-3-4 CERTIDÕES DE BAIXAS (PROTESTOS), CARTAS DE ANUÊNCIAS    10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-3-5 COMUNICAÇÃO RELATIVA À HABILITAÇÃO DE CASAMENTO (DAS CIRCUNSCRIÇÕES DE REGISTRO CIVIL)    1 ano após o efetivo registro ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-3-6 DECLARAÇÃO DE HOMONÍMIA   20 anos ---- X   X X
=> PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-3-7 FICHAS E ÍNDICES    20 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-3-8 OFÍCIOS - DE ANOTAÇÕES (AVERBAÇÕES, BAIXAS, RETIFICAÇÕES, INCLUSÕES ETC.)   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil;
 
N/A 3-3-9 OFÍCIOS / PEDIDOS DE CERTIDÕES E CANCELAMENTOS   5 anos ---- X          
N/A 3-3-10 PROTOCOLO DOS TÍTULOS DISTRIBUÍDOS PARA PROTESTO    10 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada;
 
N/A 3-3-11 PUBLICAÇÕES EM JORNAIS - SOBRE REQUISIÇÃO DE CERTIDÕES (DIÁRIO OFICIAL,...)    1 ano ---- X   X X ´=> PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada;
 
N/A 3-3-12 CÓPIA DE TÍTULOS E / OU REQUERIMENTOS APRESENTADOS PARA PROTESTO      10 anos ---- X       => PRAZO DE GUARDA:
- Caso estes documentos sejam microfilmados ou digitalizados, a eliminação poderá ocorrer a qualquer tempo (Art. 35 § 2º da Lei nº 9492/97).
 
N/A 3-4 TABELIONATO DE PROTESTO DE TÍTULOS                   
N/A 3-4-1 LIVROS                  
N/A 3-4-1-1 Protocolo    3 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 36 da Lei nº 9492/97 
 
N/A 3-4-1-2 Registro de protesto    10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 36 da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-2 COMPROVANTES DE PAGAMENTO DOS CREDORES, DE DEVOLUÇÃO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS   1 mês ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 35 § 1º, III, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-3 INTIMAÇÕES E EDITAIS                  
N/A 3-4-3-1 de documentos protestados   1 ano ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 35 § 1º, III, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-3-2 de títulos pagos ou retirados   6 meses ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 35 § 1º, III, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-4 MANDADOS / OFÍCIOS JUDICIAIS   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 – Código Civil
 
N/A 3-4-4-1 Mandado de sustação   1 ano após solução definitiva pelo Juiz ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 35 § 3º, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-5 ORDENS DE CANCELAMENTO   1 ano ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 35 § 1º, I, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-4-6 DOCUMENTOS QUE INSTRUÍRAM A AVERBAÇÃO NO REGISTRO   1 ano ---- X       => BASE LEGAL:
- Analogia no art. 35 § 1º, I, da Lei nº 9492/97
 
N/A 3-5 OFÍCIO DE NOTAS                  
N/A 3-5-1 LIVROS                  
N/A 3-5-1-1 Protocolo de livros    Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-2 Testamentos públicos    Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-3 Aprovação de testamentos cerrados    Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-4 Escritura / misto   Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-5 Procurações e substabelecimentos / misto   Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-6 Depósito de firmas   Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-7 Reconhecimento de firmas por autenticidade   Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-8 Índice de testamentos e notas   Permanente ----   X        
N/A 3-5-1-9 Outros livros (auxiliares)   Permanente ----   X        
N/A 3-5-2 FICHAS DE DEPÓSITO DE FIRMAS    Permanente ----   X        
N/A 3-5-3 CERTIDÕES DOS DISTRIBUIDORES, INTERDIÇÕES E TUTELAS   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-5-4 CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE ESCRITURAS (NOTAS DE DISTRIBUIÇÃO)   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-5-5 OUTROS DOCUMENTOS DE ESCRITURA / PROCURAÇÃO   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-5-6 COMPROVANTE DE EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE OPERAÇÃO IMOBILIÁRIA (DOI)   5 anos ---- X          
N/A 3-6 OFÍCIO DE NOTAS E REGISTROS DE CONTRATOS MARÍTIMOS                  
N/A 3-6-1 LIVROS               => Fazem parte desse grupo os livros da subclasse 3-5 - Ofício de Notas.  
N/A 3-6-1-1 Protocolo   Permanente ----   X        
N/A 3-6-1-2 Registro de contratos   Permanente ----   X        
N/A 3-6-1-3 Procuração    Permanente ----   X        
N/A 3-6-1-4 Escritura    Permanente ----   X        
N/A 3-6-1-5 Abertura de firma    Permanente ----   X        
N/A 3-6-1-6 Reconhecimento de firmas por autenticidade    Permanente ----   X        
N/A 3-6-2 AVISO DE INDISPONIBILIDADE DE BENS   20 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-6-3 CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO    20 anos ---- X          
N/A 3-6-4 DEPÓSITO DE FIRMAS (FICHAS)    Permanente ----   X        
N/A 3-6-5 MATRÍCULAS (FICHAS)   Permanente ----   X        
N/A 3-6-6 PUBLICAÇÕES EM JORNAIS (DIÁRIO OFICIAL,...)    2 anos ---- X          
N/A 3-6-7 REGISTROS DIVERSOS (FICHAS)    Permanente ----   X   X    
N/A 3-6-8 DOCUMENTOS QUE INSTRUÍRAM O REGISTRO   15 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-6-9 DOCUMENTOS QUE INSTRUÍRAM A PROCURAÇÃO, A ESCRITURA    5 anos ---- X          
N/A 3-7 REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS                  
N/A 3-7-1 LIVROS REGISTRAIS                  
N/A 3-7-1-1 Livro A (Protocolo)   Permanente ----   X        
N/A 3-7-1-2 Livro B (Registro integral)   Permanente ----   X        
N/A 3-7-1-3 Livro C (Registro resumido)   Permanente ----   X        
N/A 3-7-1-4 Livro D (Indicador pessoal)   Permanente ----   X        
N/A 3-7-2 AVISO DE INDISPONIBILIDADE DE BENS    20 anos ---- X   X      
N/A 3-7-3 BOLETINS DOS ATOS EXTRAJUDICIAIS    5 anos ----   X        
N/A 3-7-4 COMPROVANTES DE EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE OPERAÇÃO IMOBILIÁRIA (DOI)    5 anos ---- X   X      
N/A 3-7-5 CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO (NOTAS DE DISTRIBUIÇÃO)   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-7-6 PUBLICAÇÕES EM JORNAIS (DIÁRIO OFICIAL,...)    2 anos ---- X          
N/A 3-7-7 REQUERIMENTOS DE CANCELAMENTOS DE REGISTROS E DOCUMENTOS   10 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada. ' BASE LEGAL: - Art. 205 do Código Civil
 
N/A 3-7-8 DOCUMENTOS QUE INSTRUÍRAM O REGISTRO   10 anos ---- X       => BASE LEGAL:
- Art. 205 do Código Civil.
 
N/A 3-8 REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS                  
N/A 3-8-1 LIVROS                  
N/A 3-8-1-1 Protocolo   Permanente ----   X     => BASE LEGAL:
- Art. 1º da Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-8-1-2 Livro A (registros de contratos, estatutos etc.) e B (oficinas, impressoras, jornais e periódicos)   Permanente ----   X     => BASE LEGAL:
- Art. 1º da Lei nº 6015/73.
 
N/A 3-8-2 CERTIDÕES RECEBIDAS PARA REGISTROS E AVERBAÇÕES   10 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-8-3 CÓPIA DE DOCUMENTOS PESSOAIS DOS SÓCIOS / PRESIDENTE    10 anos ---- X   X X => PRAZO DE GUARDA:
- A eliminação só é permitida caso a documentação seja microfilmada ou digitalizada.
 
N/A 3-8-4 EXEMPLARES DE CONTRATOS SOCIAIS, ATOS, ESTATUTOS (REGISTRADOS)   Permanente ----   X        
N/A 3-8-5 PUBLICAÇÕES EM JORNAIS (DIÁRIO OFICIAL,...)    1 ano ---- X          
N/A 3-8-6 REQUERIMENTOS DE REGISTRO   1 ano ---- X          
N/A 3-9 DOCUMENTOS COMUNS                  
N/A 3-9-1 LIVROS                   
N/A 3-9-1-1 Adicional   10 anos ---- X          
N/A 3-9-1-2 Controle de selos   10 anos ---- X          
N/A 3-9-2 CERTIDÃO NÃO PROCURADA PELAS PARTES / CÓPIA DE CERTIDÃO (DOCUMENTOS COMUNS)   3 meses  ---- X          
N/A 3-9-3 GUIA DE RECOLHIMENTO DE RECEITA JUDICIÁRIA    10 anos ---- X          
N/A 3-9-4 OFÍCIOS / REQUERIMENTOS   5 anos ---- X          
N/A 3-9-5 RELATÓRIOS DE CORREIÇÃO   5 anos ---- X          
N/A 3-9-6 RECIBO   5 anos ---- X          
N/A 3-9-7 BOLETINS DOS ATOS EXTRAJUDICIAIS   5 anos ---- X          

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