Dimensionamento de Pessoal

Dimensionamento de Pessoal

Consiste no conjunto de processos executados sistematicamente pela organização para avaliar as necessidades atuais e futuras de pessoal, em termos quantitativo e qualitativo, e definir estratégias para atendê-las (TCU, 2015). É a identificação da quantidade de pessoas necessárias para a realização de determinado conjunto de atribuições. 

Base Legal

Pilares do Dimensionamento

O Projeto

1) Justificativa

A necessidade de dimensionar adequadamente pessoal vem sendo apontada pelos órgãos de controle externo e interno. Em 2013, o Tribunal de Contas da União – TCU, por meio do Acórdão 3023/2013-Plenário-TCU, que trouxe os resultados do primeiro Levantamento de Governança e Gestão de Pessoas da Administração Pública Federal (APF), considerou o planejamento da força de trabalho como um dos quatro fatores de sucesso para que se avalie positivamente o alinhamento das políticas e práticas de gestão de pessoas com a missão, os objetivos estratégicos e as metas organizacionais.

Internamente, em maio de 2020, a Secretaria de Auditoria (SAU), por meio do Relatório Final de Auditoria sobre a Gestão da Força de Trabalho, confirmou existirem fragilidades institucionais que podem ser derivadas da falta de um processo de trabalho que faça a gestão sistemática do quadro de pessoal.

 

2) Objetivo

Objetivo geral:

  • Identificar a quantidade de pessoal necessária para o CNJ.

Objetivos específicos:

  • Sensibilizar gestores e servidores sobre a importância e os benefícios do dimensionamento de pessoal.
  • Capacitar a equipe do CNJ responsável pelo acompanhamento da gestão do dimensionamento de pessoal.
  • Elaborar relatório com diagnóstico sobre a quantidade de servidores necessária para cada área.

 

3) Etapas 

 

4) Material de Consulta

 

5) Resultados

 

6) Dúvidas Frequentes

  • Todas as pessoas da unidade participam da reunião de preparação para as oficinas?

Não, somente dois servidores que conhecem muito bem as atividades da unidade é que devem ser indicados pelos gestores. O gestor pode também se auto-indicar para participar. Neste caso, só indica mais um servidor.

  •  Todas as pessoas da unidade participam da oficina de dimensionamento?

Não, somente os servidores participantes da reunião de preparação para as oficinas participam também nas oficinas.

  • Todas as pessoas da unidade têm acesso à planilha de dimensionamento?

Não, inicialmente só os dois participantes indicados terão acesso. No entanto, a equipe pode se organizar em reuniões virtuais para preencher a planilha. A planilha só está disponível on-line, portanto, não pode ser baixada, e só pode ser acessada quando a Universidade Federal do Pará (UFPA) enviar o link de acesso pelo e-mail Gestcom (via Google Sheets). O acesso é feito pelo e-mail do CNJ, basta clicar no nome da sua unidade contida no corpo do e-mail.

  • Quando a planilha de dimensionamento deve ser preenchida?

A partir do recebimento do e-mail Gestcom (via Google Sheets), a planilha já deve ser preenchida para que, no dia da oficina, os dados já estejam devidamente lançados para serem revisados pelos participantes da unidade com auxílio da equipe da UFPA.

  • Em que dia vou participar da oficina de dimensionamento?

Após a reunião de preparação para as oficinais, será encaminhado um link para o sistema de agendamento. Por isso, não perca tempo e agende de acordo com sua agenda.

  • Como funciona a oficina de dimensionamento?

No dia escolhido por você, a equipe da UFPA tirará dúvidas e analisará as entregas e atividades preenchidas, os tempos anotados para cada uma delas, e o apontamento das competências utilizadas para cada entrega. As oficinas ocorrem em julho no horário das 13h às 17h e em agosto e setembro, em horário com intervalo da seguinte forma: das 10h às 14h e das 14h às 16h.

  • Com a realização da oficina já saberei quantas pessoas são necessárias na minha unidade?

Não, após as oficinas, os dados coletados com as unidades serão analisados juntamente a outros dados fornecidos pelo CNJ, tais como: dias úteis de afastamentos/ausências/licenças/férias, número de servidores/terceirizados/estagiários por lotação, faixa etária, tempo de serviço no órgão, e dados qualitativos advindos das oficinas e de outros instrumentos institucionais como pesquisa de QVT. A UFPA realizará diagnóstico com indicação de possibilidades de enfrentamento para situações adversas que não somente o aumento de pessoal, tais como: capacitação, movimentação, melhoramento de processos, informatização de atividades.

  • O que será preenchido na planilha?

A planilha é previamente alimentada pela equipe da UFPA com as entregas de cada unidade coletadas nos nossos documentos oficiais: manual de organização, manual de atribuições, processos de trabalho mapeados, competências mapeadas, resoluções e portarias. Ao receber a planilha, a unidade pode complementar e/ou alterar os dados lançados pela UFPA na aba “Questionário de Atividades”.

ABA “QUESTIONÁRIO DE ATIVIDADES”
Cada entrega é formada por alguns “passos”, que são as atividades necessárias para realizar a entrega.
Para cada atividade, é preciso, primeiramente, marcar o tempo que se leva para realizar 1 vez essa atividade, na unidade de tempo que você costuma mensurar: MINUTO ou HORA.
Depois, é preciso anotar quantas vezes essa atividade acontece e em que frequência, se DIÁRIA, MENSAL ou ANUAL.

ABA “COMPETÊNCIAS DA UNIDADE”
Para cada competência descrita, o(a) servidor(a) deve fazer o exercício de pensar na lista de entregas da aba “Questionário de atividades” e verificar se ele precisa desta competência em análise para realizar a(s) a(s) entrega(s). O número a ser colocado na coluna “Número(s) da(s) entrega(s)” da aba “Competências da Unidade” é o que está escrito na coluna “Nº DA ENTREGA” da aba “Questionário de atividades”.

A planilha ainda contém um exemplo de preenchimento na terceira aba.

 

7) Gestores e Contatos

Mário Oliveira – CODP –  Telefone 2326 – 5093
Benildo Santos – SEGEP
E- mail: quadro.pessoal@cnj.jus.br