CONSULTA. RESOLUÇÃO CNJ nº 408/2021. ART. 2º. RECEBIMENTO, ARMAZENAMENTO E ACESSO A DOCUMENTOS DIGITAIS RELATIVOS A AUTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAS. REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL – RDC-ARQ. ALCANCE. ARMANEZAMENTO DE TODO O ACERVO DOCUMENTAL ARQUIVÍSTICO DO ÓRGÃO. CONSULTA RESPONDIDA.

1. Consulta formulada pelo Tribunal Regional Eleitoral de Goiás – TRE/GO com vistas a obter a interpretação mais adequada do art. 2º da Resolução nº 408/2021.

2. Questionamento sobre se o desenvolvimento do RDC-Arq deve alcançar tão somente a inserção de mídias digitais extensas incompatíveis com os sistemas de processos informatizados utilizados no TRE/GO ou se o projeto abarca a gestão e o tratamento de todos os arquivos e documentos.

3. A escolha pelo Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq buscou contemplar todo o acervo de cada órgão do Poder Judiciário, objetivando proteger os documentos produzidos, além de blindá-los contra alterações irregulares.

4. Os repositórios arquivísticos digitais confiáveis devem ser adotados para armazenar todo o acervo documental arquivístico do órgão, com a devida aplicação das demais regras de gestão documental à tramitação, avaliação e temporalidade.

O Conselho, por unanimidade, respondeu a consulta, nos termos do voto do Relator. Presidiu o julgamento o Ministro Luiz Fux. Plenário Virtual, 11 de março de 2022. Votaram os Excelentíssimos Conselheiros Luiz Fux, Maria Thereza de Assis Moura, Vieira de Mello Filho, Mauro Pereira Martins, Salise Sanchotene, Jane Granzoto, Richard Pae Kim (Relator), Marcio Luiz Freitas, Sidney Madruga, Mário Goulart Maia e Luiz Fernando Bandeira de Mello. Não votaram, em razão das vacâncias dos cargos, os Conselheiros representante da Justiça do Trabalho, representante do Ministério Público Estadual e os representantes do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil.

O EXMO. SR. CONSELHEIRO RICHARD PAE KIM: Cuida-se de procedimento no qual o Tribunal Regional Eleitoral de Goiás – TRE/GO consulta este Conselho Nacional de Justiça acerca da interpretação a ser conferida ao art. 2º da Resolução CNJ nº 408/2021, o qual dispôs que os tribunais deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável – RDC – Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial.

O consulente relata que a implementação desse projeto deve ocorrer de maneira eficiente, razão pela qual há necessidade de delimitar-se o seu alcance, notadamente quanto à interpretação mais adequada do art. 2º da referida resolução[1].

Dessa forma, indaga se o desenvolvimento do RDC-Arq deve alcançar tão somente a inserção de mídias digitais extensas incompatíveis com os sistemas de processos informatizados utilizados no TRE/GO ou se o projeto abarca a gestão e o tratamento de todos os arquivos e documentos.

Em razão da natureza técnica do questionamento formulado, o presente expediente foi encaminhado ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), para emissão de parecer sobre o tema.

[1] Art. 2º Os órgãos do Poder Judiciário submetidos ao controle administrativo e financeiro do CNJ deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com observância de garantia de acesso às partes.

Indaga o consulente se o desenvolvimento do RDC-Arq deve alcançar tão somente a inserção de mídias digitais extensas incompatíveis com os sistemas de processos informatizados utilizados no TRE/GO ou se o projeto deve abarcar a gestão e o tratamento de todos os arquivos e documentos sob a guarda daquele órgão.

Preliminarmente, noto encontrarem-se presentes os requisitos de admissibilidade dessa classe processual: a questão, ventilada em tese, ainda que tenha se originado no âmbito do TRE/GO, possui interesse e repercussão para todo o Poder Judiciário e versa sobre aplicação de dispositivo de resolução editada por este Conselho.

A Resolução CNJ nº 408/2021 teve sua gênese a partir da informatização do processo judicial, quando se mostrou fundamental assegurar a uniformidade, a segurança e a disponibilidade de documentos digitais que, por razões técnicas, não podem sem inseridos nos sistemas processuais.

Em apertada síntese, o referido ato normativo trata dos documentos e das peças digitais encaminhados pelas partes para juntada em autos judiciais ou administrativos, indicando que deverão, preferencialmente, ser compatíveis com os sistemas eletrônicos utilizados pelo respectivo órgão do Poder Judiciário.

É possível, contudo, que tais documentos não possuam compatibilidade com o sistema de processo eletrônico adotado por um determinado tribunal e, pensando também nessas situações, previu-se a necessidade do RDC-Arq.

A dúvida veiculada pelo consulente, concernente à extensão da implantação do RDC-Arq, recai, em essência, sobre o seguinte dispositivo da resolução:

Art. 2º Os órgãos do Poder Judiciário submetidos ao controle administrativo e financeiro do CNJ deverão disponibilizar relatório arquivístico digital confiável – RDC-Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com a observância da garantia de acesso às partes.

Conforme se nota, o texto da resolução não foi suficientemente detalhado a ponto de solucionar, por si só, o questionamento atinente ao alcance que devem ter os projetos de implementação do RDC-Arq.

Em virtude disso, a dúvida suscitada foi submetida ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), para emissão de parecer técnico. Esses os termos do opinativo apresentado por aquele colegiado:

3. Quanto ao tema, os artigos 2º e 6º da Resolução CNJ Nº 408 de 18/08/2021 determinam:

Art. 2º Os órgãos do Poder Judiciário submetidos ao controle administrativo e financeiro do CNJ deverão disponibilizar repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com observância de garantia de acesso às partes.

Parágrafo único. Os sistemas processuais deverão permitir o acesso contínuo aos documentos e às mídias digitais referenciados no caput por meio de links ou indicação do respectivo endereço de acesso registrado nos autos físicos ou eletrônicos.

Art. 6º Os processos judiciais eletrônicos deverão ser ajustados para marcar a existência de documentos e arquivos digitais em RDC-Arq ou em dispositivos externos.

§ 1º Os sistemas processuais deverão impedir a baixa do processo, físico ou eletrônico, até que seja definida a destinação legal, conforme as regras de tratamento arquivístico dos documentos e das mídias digitais mantidos em RDC-Arq ou em dispositivos externos.

§ 2º O tratamento dos documentos e das mídias digitais admitidos no sistema de processo eletrônico do tribunal e dos referidos no § 1o deste artigo, no que couber, observará as mesmas normas de Gestão Documental do respectivo órgão de tramitação, incluídas avaliação e temporalidade.

4. Ainda sobre o tema, os artigos 34 e 40 da Resolução CNJ Nº 324 de 30/06/2020 determinam:

Art. 34. Para fins de preservação digital, os órgãos do Poder Judiciário adotarão repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Art. 40. Os órgãos do Poder Judiciário deverão instituir ambientes físico e virtual de preservação e divulgação de informações relativas à memória, produzidas ou custodiadas pelo órgão, seja por meio de Museu, Memorial ou Centro de Memória, de caráter informativo, educativo e de interesse social. § 1o O ambiente virtual mencionado no caput será veiculado em espaço permanente do sítio eletrônico do órgão. § 2o O acervo digital relacionado à memória institucional será preservado em Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais.

5. A adoção de repositórios arquivísticos digitais confiáveis orientou-se, primordialmente, pela adequada, segura e acessível guarda e arquivamento documental de todo o acervo de cada órgão do Poder Judiciário.

6. Assim, a ideia sempre esteve voltada a abranger todo o acervo arquivístico do órgão. De um lado, visando preservar a integralidade documental produzida, e, do outro, garantir que o acesso aos arquivos esteja blindado a alterações irregulares.

7. No fluxo de documentos digitalizados, evitar a adulteração e o acesso nocivo mostra-se cuidado imprescindível. Por isso, a recomendação da adoção de repositórios arquivísticos digitais confiáveis.

8. Além da preocupação em relação aos “documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial”, pois, quanto a esses, as ferramentas de filtragem e proteção de dados do órgão não podem garantir a inviolabilidade dos dados, concluímos que os repositórios arquivísticos digitais confiáveis devem ser adotados para armazenar todo o acervo documental arquivístico do órgão, com a devida aplicação das demais regras de gestão documental à tramitação, avaliação e temporalidade.

Conforme se nota, a escolha pelo Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq buscou contemplar todo o acervo de cada órgão do Poder Judiciário, de modo a proteger os documentos produzidos, além de blindá-los contra alterações irregulares.

Ante o exposto, ACOLHO o parecer emitido Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e respondo à consulta do seguinte modo:

Os repositórios arquivísticos digitais confiáveis devem ser adotados para armazenar todo o acervo documental arquivístico do órgão, com a devida aplicação das demais regras de gestão documental à tramitação, avaliação e temporalidade.