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Para que um documento receba o certificado da Apostila, basta levá-lo a um dos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. O apostilamento abrange uma via física e outra eletrônica. A primeira será emitida junto ao documento, a ele colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil.

Ademais, os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, por meio de um código (QR Code), inserido na própria Apostila física.

Já os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão aptos a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas. Não haverá mais envolvimento do Ministério das Relações Exteriores – ou de suas representações no exterior – no processo. Importante ressaltar que eventuais formalidades, no Brasil, podem ser exigidas, como a tradução para o português. A autoridade competente para apostilamento, no exterior, varia de país a país. Sugerimos que consulte a embaixada ou consulados do país emissor do documento, ou a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila.

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