Conselho Nacional de Justiça

EMENTA

PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS. TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS. PROBLEMAS NOS ARQUIVOS DA COMARCA DE BELO HORIZONTE. DESCARTE DOS AUTOS JUDICIAIS ARQUIVADOS. NECESSIDADE DE APLICAÇÃO DE TABELA DE TEMPORALIDADE PARA DESCARTE. INSPEÇÃO REALIZADA PELO CNJ IN LOCO. PEDIDO JULGADO PARCIALMENTE PROCEDENTE.

 ACÓRDÃO

O Conselho, por maioria, julgou parcialmente procedente o pedido, nos termos do voto do Relator. Vencida, parcialmente, a Conselheira Deborah Ciocci. Ausentes, justificadamente, o Conselheiro Flavio Sirangelo e, circunstancialmente, a Conselheira Nancy Andrighi. Presidiu o julgamento o Conselheiro Ricardo Lewandowski. Plenário, 28 de abril de 2015. Presentes à sessão os Excelentíssimos Senhores Conselheiros Ricardo Lewandowski, Nancy Andrighi, Maria Cristina Peduzzi, Ana Maria Duarte Amarante Brito, Guilherme Calmon, Deborah Ciocci, Saulo Casali Bahia, Rubens Curado Silveira, Luiza Cristina Frischeisen, Gilberto Martins, Paulo Teixeira, Gisela Gondin Ramos, Emmanoel Campelo e Fabiano Silveira.

Conselho Nacional de Justiça

RELATÓRIO

1.                                        Trata-se de Pedido de Providências (PP) instaurado a requerimento do Juiz de Direito Marco Antônio Feital Leite, Diretor do Foro da Capital, em face do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais (TJMG) no qual se discute a necessidade da aplicação de tabela de temporalidade para descarte dos autos judiciais arquivados e a colaboração financeira deste Conselho a fim de se tornar possível a digitação e microfilmagem do Arquivo de Feitos no âmbito do TJMG.

2.                                        Alega que a insuficiência de espaço físico, decorrente do acúmulo dos autos arquivados, tornou necessária a locação de galpões para depósito e terceirização da guarda e armazenamento de parte do acervo, motivo pelo qual, desde 2005, o TJMG firmou contrato com a Empresa TCI-BPO, Tecnologia, Conhecimento e Informação S.A. que tem por objeto a prestação de forma contínua dos serviços de coleta, armazenamento, guarda, desarquivamento e gerenciamento informatizado do acervo de processos judiciais e documentos administrativos das Comarcas do Estado de Minas Gerais. Destaca a insuficiência de tais medidas, a precariedade das condições de armazenamento, o alto risco de deterioração dos processos, a dificuldade de localização e o extravio dos mesmos, causando demora no atendimento aos jurisdicionados, bem como o considerável impacto financeiro.

Registra que só o descarte dos autos judiciais, somado às ações de digitalização e microfilmagem será capaz de sanar os problemas acima elencados. Na tentativa de solucionar a questão, foi solicitada à Diretoria do Tribunal a realização de estudos com vistas à aplicação da tabela de temporalidade e possibilidade da digitalização do acervo restante, da qual resultou resposta de que a mudança de suporte (de físico para digital) já havia sido orçada e, por ter elevado custo, desconsiderada.

Afirma que a Diretoria do TJMG deixou de considerar, ao fazer o orçamento, a aplicação da tabela de temporalidade, bem como o fato de que os feitos que sobem para apreciação recursal perante os Tribunais Superiores retornam digitalizados e indexados, o que poupa parte do trabalho e reduz os gastos com o procedimento. Pondera, ainda, que o valor a ser investido é alto e não pode ser suportado pelo TJMG, o que justifica a análise da possibilidade de contribuição financeira do Conselho Nacional de Justiça para a realização do procedimento.

Por fim, requer que este Conselho estipule ao Tribunal de Minas um prazo não superior a três meses para a tomada efetiva de medidas visando: aplicação da tabela de temporalidade; descarte dos autos judiciais correlatados; imposição das penalidades contratuais cabíveis em desfavor da Empresa TCI-BPO (que não vem dando regular cumprimento aos termos do contrato); e a apresentação de plano visando à digitalização e microfilmagem do Acervo de Arquivo, de modo a preservar tanto a memória do Judiciário quanto os direitos dos jurisdicionados (REQINIC12).

3.                                        Nos eventos 9 e 10, o requerente juntou aos autos a cópia do Ato de Declaração de Iminente Perigo Público e de Requisição de bens, publicado na edição 160/2013 do DJE/TJMG e a cópia do relatório da vistoria realizada pelo Corpo de Bombeiro Militar nas dependências do Centro Operacional ocupadas pela Central de Arquivo Forense (INF15/INF16).

4.                                        Instado a se manifestar, no evento 17, o Tribunal prestou informações (INF22).

5.                           No evento 18, a Ordem dos Advogados de Minas Gerais pleiteou sua habilitação como Assistente Simples.

6.                                        Determinei a realização de inspeção nas unidades do arquivo da Comarca de Belo Horizonte (Camargos; TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental – GEARQ; e CEOP – Centro Operacional), que foi efetivada no dia 29/1/2014 pelo Juiz Auxiliar da Presidência do Conselho Nacional de Justiça e Membro do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME, Dr. Rodrigo Rigamonte Fonseca, e pelo assessor Fábio Costa Oliveira.

É o relatório.

GUILHERME CALMON NOGUEIRA DA GAMA

Conselheiro Relator

Conselho Nacional de Justiça

VOTO

1.                                        Trata-se de Pedido de Providências instaurado a requerimento do Diretor do Foro da Capital, Juiz de Direito Marco Antônio Feital Leite, que relata problemas nos arquivos da Comarca de Belo Horizonte: Unidade Camargos, Unidade TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental – GEARQ e Unidade CEOP, todos, atualmente, administrados pelo próprio Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais.

                   O requerente pleiteia que este Conselho Nacional de Justiça: a) estipule ao TJMG prazo não superior a 3 (três) meses para a tomada efetiva de medidas visando à aplicação da tabela de temporalidade e descarte dos autos judiciais; b) determine ao Tribunal de Justiça que aplique as penalidades contratuais cabíveis em desfavor da Empresa TCIBPO; c) determine ao Tribunal apresentação de plano visando à digitalização e microfilmagem do acervo do arquivo. Passo a analisar os pedidos:

Aplicação da tabela de temporalidade e descarte dos autos judiciais no prazo de 3 (três) meses.

2.                                        Para conhecer a situação fática dos arquivos do TJMG, determinei a realização de inspeção nas unidades do arquivo da Comarca de Belo Horizonte, que foi efetivada no dia 29/1/2014 pelo Juiz Auxiliar da Presidência do Conselho Nacional de Justiça e Membro do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME, Dr. Rodrigo Rigamonte Fonseca, e pelo assessor Fábio Costa Oliveira.

                   A equipe do CNJ visitou a Unidade Camargos (Rua Sócrates Alvim nº 10 – Bairro Camargos – Belo Horizonte – MG), Unidade TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental – GEARQ (Av. Gastão Camargo nº 577 – Bairro Cincão – Contagem – MG) e a Unidade CEOP – Centro Operacional (Av. do Contorno nº 629 – Bairro Floresta - Belo Horizonte – MG).

A inspeção aos arquivos constatou:

                       I.Unidade Camargos:

a.     Não há sistema de segurança por câmeras ou controle de entrada no local;

b.     No mesmo ambiente do arquivo funcionam a gráfica e o almoxarifado do Tribunal, separados por paredes de alumínio;

c.      Os autos referentes a processos ativos são arquivados em maços numerados para permitir sua localização, mas fora de caixas, o que propicia sua deterioração;

d.     Os processos não são classificados e avaliados previamente ao arquivamento;

e.      Não há qualquer diferenciação ou separação no arquivamento de autos processuais e documentos sigilosos, nem mesmo restrição ao seu acesso;

f.       A unidade não conta com sistema informatizado, mas possui controle para localização dos 10.318 processos; e

g.     Depois da guarda permanente não há aplicação de tabela de temporalidade, nem previsão de digitalização ou descarte de autos de processos judiciais. Apenas o descarte de documentos administrativos é realizado desde o ano de 2007.

                   II.Unidade TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental – GEARQ:

a.     A unidade foi administrada por empresas particulares até agosto de 2013, sendo a TCI a última delas (Contrato nº 168/2011 TJMG/TCI BPO). A partir daí, devido a problemas na execução do contrato, sua administração foi transferida ao TJMG (Ato de Declaração de Iminente Perigo Público e de Requisição de Bens do Presidente do TJMG de 02/09/2013, homologado pelo Decreto Estadual nº 472/2013);

b.     Aproximadamente 500.000 processos (10.000 caixas) não estão indexados, o que ocasiona dificuldades e atrasos na sua localização (70% das solicitações de desarquivamento não são localizados e mais de 1.000 pedidos aguardam localização).

c.      Após a guarda permanente não há aplicação de tabela de temporalidade, nem previsão de digitalização ou descarte de processos judiciais;

d.     Os processos não são classificados e avaliados previamente ao arquivamento; e

e.      Não há qualquer diferenciação ou separação no arquivamento de processos e documentos sigilosos, nem mesmo restrição ao seu acesso.

                 III.Unidade CEOP:

a.     Os processos judiciais são arquivados em maços numerados para permitir sua localização, mas fora de caixas, o que propicia sua deterioração. Além disso, a localização da unidade está próxima a uma via de grande circulação de veículo o que propicia graves problemas com poluição e poeira;

b.     Os processos sigilosos e não sigilosos ficam no mesmo ambiente, sem separação, com acesso a todos os auxiliares de arquivo;

c.      Depois da guarda permanente não há aplicação de tabela de temporalidade, nem previsão de digitalização ou descarte de processos judiciais; e

d.     Faltam estantes para abrigar todos os documentos, que aguardam até 1 mês no chão.

                   A inspeção presenciou que o Tribunal vem adotando medidas concretas para sanar alguns dos problemas detectados, tais como:

                       I.Unidade Camargos:

a.     Saneou as irregularidades detectadas pelo Corpo de Bombeiros, que havia interditado o local, e disponibilizou estantes para retirada dos processos do chão;

b.     Implementou projeto piloto para aplicação da tabela de temporalidade própria e consequente descarte de processos judiciais oriundos dos Juizados Especiais Cíveis de Belo Horizonte e Ouro Preto.

                    II.Unidade TCI/Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental – GEARQ

a.     Disponibilizou 20 profissionais terceirizados para a indexação dos 500.000 processos, com previsão de conclusão dos trabalhos em 2 anos.

                   O Relatório de Inspeção concluiu que:

“As condições físicas do arquivo são boas e permitem a correta manutenção dos documentos e processos judiciais, devendo ser lembrado que todas as unidades atualmente possuem alvará de funcionamento expedido pelo Corpo de Bombeiros. As instalações da unidade TCI/GEARQ devem ser classificadas como excelentes, principalmente pela existência de estanteria e rigoroso sistema de segurança e prevenção contra incêndios, enquanto as demais necessitam de aperfeiçoamento do sistema de segurança. A unidade Camargos funciona conjuntamente com a gráfica e o almoxarifado do Tribunal, o que também influi negativamente na segurança das instalações, considerando-se a presença de material inflamável.

A forma de acondicionamento de processos judiciais nas unidades Camargos e CEOP, ou seja, em maços e fora de caixas, contribui negativamente para sua deterioração mais rápida. De outro lado, deve ser registrado que há classificação e inserção dos dados dos processos que propiciam sua localização nos casos de desarquivamentos em tempo hábil. A exceção deve-se aos aproximadamente 500.000 processos não indexados existentes na unidade TCI/GEARQ, que dependem do aumento da força de trabalho para permitir sua correta e rápida localização.

A ausência de descarte regular de processos, ocasionada pela falta de efetivação da tabela de temporalidade – o que só foi feito por meio da Portaria Conjunta nº 330/2014 –, ocasiona a superlotação das unidades do arquivo”. 

3.                                        Após a visita in loco aos arquivos do Tribunal de Justiça, o Coordenador da CEARFO comunicou ao Diretor do Foro da Capital, em 13 de março de 2014, que o site da empresa TCIBPO, utilizado para consultas e solicitações de desarquivamento de autos e documentos, através de do sistema SISDOCWEB, passou a funcionar de modo precário, dificultando os trabalhos da Secretaria, que acumula inúmeros pedidos de desarquivamento.

                   Instado a se manifestar, o Tribunal constatou que o sistema SISDOCWEB estava operando lentamente, e viabilizou o aumentou da memória do servidor de arquivos para aperfeiçoar o desempenho.

4.                                        Cabe destacar que, no ano de 2012, o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais implementou o Processo Judicial Eletrônico (PJe) como projeto-piloto nas varas regionais do Barreiro e, em 17 de março de 2014, celebrou termo de cooperação técnica com o CNJ para o desenvolvimento do PJe para a Justiça Comum de Primeira Instância, em observância a Resolução CNJ nº 185/2013, que implicará na tramitação em meio eletrônico em substituição de autos físicos.

5.                                        O Tribunal de Justiça visando à melhor destinação dos documentos e processos instituiu, em janeiro de 2014, por meio da Portaria Conjunta nº 330/2014, o plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) dos processos judiciais da justiça de primeiro e segundo graus do Estado de Minas Gerais.

6.                                        A aplicação da Tabela de Temporalidade preservará os documentos pelo prazo necessário ao cumprimento de sua função administrativa e legal.

7.                                        Diante dos aspectos históricos e o volume de autos processuais existentes nos arquivos do TJMG, julgo parcialmente procedente o pedido, e determino que o Tribunal apresente plano de ação, em 30 (trinta) dias, com detalhamento dos prazos para aplicação da tabela de temporalidade e descarte dos processos, com observância do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

8.                                        Determino ainda, que o Tribunal apresente, no prazo de 30 (trinta) dias, proposta para melhor acondicionamento dos processos judiciais nas unidades Camargos e CEOP, com separação dos autos sigilosos, e no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a conclusão da execução das ações propostas.

Aplicação das penalidades contratuais cabíveis em desfavor da Empresa TCIBPO

9.                                        É notório o dever da Administração em acompanhar e fiscalizar a empresa contratada para verificar o cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos.

10.                                   As informações que constam deste Pedido de Providências permitem inferir que o TJMG, antes da petição inicial deste procedimento, adotou as medidas necessárias em relação à fiscalização do cumprimento das cláusulas contratuais, na qual notificou a empresa TCIBPO em razão de: a) não cumprimento dos prazos e ausência de recolhimento, armazenamento e guarda do acervo de processos judiciais e documentos administrativos; b) paralização na prestação de serviços, sem justa causa e prévia comunicação à administração; c) não regularização das pendências acumuladas de 2012 e 2013 de 1535 desarquivamentos e ausência de comunicação com o Tribunal acerca do comprometimento financeiro, que acarretou em Ação de Despejo.

                   O não cumprimento das cláusulas contratuais motivou o Tribunal de Justiça a suspender os efeitos do Contrato nº 168/2011, com a expedição, em setembro de 2013, do Ato de Declaração de Iminente Perigo Público e de Requisição de Bens, e Decreto homologatório nº 472, de 02.09.2013.

11.                                   Em decorrência dos prejuízos causados pela má execução do contrato, a Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental do TJMG foi designada a proceder às intervenções necessárias para dotar de condições de segurança e organização capaz de manter os serviços de coleta, armazenamento, guarda, desarquivamento, rearquivamento e gerenciamento informatizado do acerto de processos judiciais e documentos administrativos.

12.                                   No período entre o requerimento inicial (27.08.2013) e a inspeção realizada pelo CNJ (29.01.2014), o Tribunal havia concluído o processo administrativo e rescindido o contrato com a empresa TCIBPO.

Dessa forma, considero a perda do objeto em relação à solicitação de que o Tribunal de Justiça aplique as penalidades contratuais cabíveis em desfavor da Empresa TCIBPO. Entretanto, diante da necessidade de total indexação dos processos, uma vez que 70% das solicitações de desarquivamentos não foram concluídas e aproximadamente 500.000 processos (10.000 caixas) estavam pendentes de indexação, determino que o Tribunal de Justiça implemente força-tarefa, apresentando, no prazo de 30 (trinta) dias, cronograma para conclusão dos trabalhos.

Apresentação de plano visando à digitalização e microfilmagem do acervo do arquivo

13.                                   A responsabilidade do agente público quanto à guarda e conservação de documentos há muito vem sendo objeto da preocupação do legislador brasileiro, e o CNJ, por meio da Portaria nº 616/2009, constituiu o Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME).

14.                                   Com a Recomendação nº 37/2011 o Conselho recomendou aos tribunais “a classificação, a avaliação e a descrição documental, mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais”.

15.                                   A Constituição Federal assegurou a autonomia dos Tribunais no aspecto administrativo e financeiro, a qual se expressa concretamente por meio da atribuição de dispor sobre a sua própria competência e do funcionamento “dos respectivos órgãos jurisdicionais e administrativos”, bem como para “organizar suas secretarias e serviços auxiliares e os dos juízos que lhes forem vinculados”, conforme previsto no art. 96, inciso I da CF/88.

16.                                   Com isso, tem-se o chamado princípio da autonomia dos tribunais, segundo o qual se deve resguardar a independência de referidos órgãos do Poder Judiciário para se organizar administrativa e financeiramente.

17.                                   Com aplicação da tabela de temporalidade, eliminação dos autos e adesão do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais ao PJe, em médio prazo haverá redução significativa do quantitativo de processos físicos arquivados.

18.                                   O custo da digitalização ou microfilmagens dos documentos e processos arquivados caberá ao Tribunal de Justiça, razão pela qual julgo improcedente o pedido.

                   Conclusão

19.                                   Ante o exposto, decido:

a.                                         Julgo parcialmente procedente o pedido relacionado à aplicação da tabela de temporalidade e descarte dos autos judiciais no prazo de 3 (três) meses, e determino: i) que o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais apresente plano de ação, em 30 (trinta) dias, com detalhamento dos prazos para aplicação da tabela de temporalidade do Tribunal de Justiça ou do Conselho Nacional de Justiça; ii) apresente, no prazo de 30 (trinta) dias, proposta para melhor acondicionamento dos processos judiciais nas unidades Camargos e CEOP, com separação dos autos sigilosos, e no prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a conclusão da execução das ações propostas.

b.                                        Em relação ao Tribunal de Justiça aplicar as penalidades contratuais cabíveis em desfavor da Empresa TCIBPO, considero que houve perda do objeto. Entretanto, considerando a necessidade de total indexação dos processos do arquivo TCIBPO, que possuía 70% das solicitações de desarquivamentos não atendidas e 500.000 processos (10.000 caixas) pendentes de indexação, determino que o Tribunal de Justiça implemente força-tarefa, apresentando, no prazo de 30 (trinta) dias, cronograma para conclusão dos trabalhos.

c.                                         Julgo improcedente o pedido de que o TJMG apresente plano de ação para digitalizar e microfilmar o acervo dos arquivos.

                   É como voto.

Brasília, 6 de junho de 2014.

Conselheiro GUILHERME CALMON NOGUEIRA DA GAMA

Relator 

Brasília, 2015-04-29. 

Conselheiro Relator